Jak powinna być przechowywana dokumentacja klienta w salonie?
20

grudnia

Jak powinna być przechowywana dokumentacja klienta w salonie?

Jednym z podstawowych aspektów skutecznego prowadzenia biznesu jest poznanie swoich klientów. Nawet najbardziej pozornie błahe informacje, takie jak ulubione programy telewizyjne i napoje, a także ważniejsze, takie jak alergie i historia leczenia, odgrywają ważną rolę w leczeniu klientów. W związku z tym, czy te wrażliwe informacje nie powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu? I nie mówimy tu o papierowym notatniku! Omówimy, w jaki sposób zabezpieczyć dokumentację klientów i zapobiec dostaniu się jej w niepowołane ręce.

Dlaczego papier się nie sprawdza

Od nagromadzonych plam po kawie i wyrwanych stron, po nieczytelne notatki i wyrzuty sumienia spowodowane tym, że przyczyniasz się do produkcji papierowych odpadów, papierowe notatniki nie są wcale takie dobre. Są one nie tylko podatne na uszkodzenia, ale także łatwo je zgubić lub ukraść, co może doprowadzić do poważnych kłopotów. Papierowy notatnik nie jest wyposażony w skaner linii papilarnych ani kod PIN do jego odblokowania - wystarczy, że zostawisz go na wierzchu i gotowe! Ktoś może przejrzeć jego strony i wykorzystać znajdujące się w nim informacje.

Utrata danych klientów i jej konsekwencje

Papierowe notatniki, karty klienta i karteczki samoprzylepne to nieefektywna i nieprofesjonalna forma prowadzenia dokumentacji w salonie - to oczywiste. Ale czy wiesz, że utrata danych klientów może prowadzić do wielu kar? Do tej pory najprawdopodobniej znasz już uchwalone GDPR, które zachęca firmy do lepszej ochrony danych swoich klientów i niewykorzystywania ich bez ich zgody. Co się stanie, gdy zgubisz swój notebook z wszystkimi zapisami? Jeśli znajdziesz go w czasie to miejmy nadzieję, że nic się nie stanie. Ale co jeśli wpadnie on w niepowołane ręce? Powiedzmy, że jeden z wynajmujących stoisko, z którym ostatnio się rozpadało, znajduje twój wielki notes z zapisami klientów i postanawia wziąć garść swoich klientów. Otwierają ją i robią kilka zdjęć. W mniej niż 15 sekund, Twoje dane zostały naruszone. Co gorsza, ten pracownik zaczyna dzwonić do niektórych z tych klientów, zachęcając ich do rezerwacji z nimi zamiast. Jeśli klienci zaczną zauważać, że ich dane zostały wycieknięte, będą obwiniać Ciebie.

Jeśli nie zgłosisz naruszenia danych w ciągu 72 godzin od dowiedzenia się o nim, możesz zostać ukarany grzywną - więc upewnij się, że zrobisz to tak szybko, jak to możliwe. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej ico.org.uk. Poza ewentualnymi grzywnami, reputacja Twojej firmy z pewnością zostanie nadszarpnięta, a jej odbudowanie nie będzie łatwe.

Znaczenie danych klientów

Dane kontaktowe są niezbędne do pozostawania w kontakcie z klientami, a notatki dotyczące alergii i szczególnych schorzeń, jakie mogą oni mieć, są ważne podczas leczenia. Ale co z bardziej trywialnymi informacjami, takimi jak ulubiony program klienta na Netflixie, preferowany rodzaj kawy i jego 3 ostatnie zabiegi? Choć pozornie nieistotne, dane te są niezbędne do budowania lojalności klientów i sprawiają, że każda wizyta zapada w pamięć. Następnym razem, gdy stały bywalec przyjdzie na wizytę, zapytaj go o jego ulubiony serial lub wspomnij, że właśnie wprowadziłeś zabieg podobny do tego, z którego korzystał w przeszłości. Klienci mają tendencję do nawiązywania lepszych relacji z firmami, które znają ich jako osoby, a nie tylko klientów. A polecając im usługę podobną do tej, z której korzystali w przeszłości, masz większe szanse na jej sprzedaż. Prawda jest taka, że im lepiej znasz swoich klientów, tym większe prawdopodobieństwo, że dokonasz sprzedaży!

Bezpieczne metody

Dane klientów są niezbędne do efektywnego prowadzenia każdego biznesu fryzjerskiego i kosmetycznego - bez nich nie będziesz pamiętać historii usług każdego klienta, informacji kontaktowych, alergii, receptur, itp. Skoro są one tak istotne dla prowadzenia biznesu, czy nie powinny być lepiej zarządzane? Jasne, możesz trzymać wszystko w papierowym notatniku i zabezpieczyć go w szufladzie pod kluczem, ale bądźmy szczerzy, kto ma czas na wyjmowanie i odkładanie go na miejsce po zakończeniu korzystania z niego? Więc jak dokładnie powinna być przechowywana dokumentacja klienta w salonie? Oczywiście w cyfrowym systemie salonowym! Istnieje prawdopodobieństwo, że Twój telefon, karta kredytowa lub laptop posiadają zabezpieczenia. Dlaczego? Aby chronić swoje wrażliwe dane. Dlaczego więc nie chronić danych Twoich klientów?

Oprogramowanie Versum jest idealnym wyborem do przechowywania ważnych (i mniej ważnych) informacji o klientach. System wyposażony jest w szereg narzędzi bezpieczeństwa, z których najpopularniejsze to ograniczenie dostępu i poziomy dostępu pracowników. Ograniczenie dostępu pozwala nadać Twojemu zespołowi dostęp do kalendarzy, monitoruje czas, w którym próbuje się zalogować, z jakiego adresu IP i urządzenia. Role użytkowników (poziomy dostępu) z drugiej strony, jest środkiem bezpieczeństwa, który ogranicza dostęp pracowników do różnych danych, takich jak raporty finansowe, informacje o klientach, itp.

Oprócz najnowocześniejszych zabezpieczeń, baza danych klientów Versum pozwala również na przechowywanie historii zakupów klientów (również detalicznych), ulubionych zabiegów, zakupionych kart podarunkowych, zdjęć przed i po, adresów oraz notatek (które mogą zawierać formuły, alergie lub Twoje własne komentarze). Wyobraź sobie przechowywanie tych wszystkich danych o każdym kliencie w papierowym notatniku!

Przekonaj się sam, jak łatwo jest zarządzać danymi klientów, a wszystko to za pomocą jednego przycisku. Zarejestruj swoje darmowe konto Versum już dziś! Bez ukrytych opłat, bez umów, z darmowym wsparciem na zawsze!

Wypróbuj Versum za darmo

[Total: 0 Average: 0/5]

Table of Contents

  • Dlaczego papier nie działa
  • Utrata danych klientów i jej konsekwencje
  • Znaczenie danych klientów
  • Bezpieczne metody
Zapisz się do newslettera Politykę prywatności można przeczytać tutaj.