- Strona główna
- Blog AgendaPro Estetyka
- Unikaj odwoływania spotkań w ostatniej chwili ...
Odwołanie spotkania z klientem to dość częsty scenariusz. W rzeczywistości około 23% z nich nawet nie uczestniczy w spotkaniu, jeśli nie zostanie im przypomniane z dużym wyprzedzeniem. Odwołane spotkanie to strata czasu i pieniędzy dla Ciebie jako firmy i jako profesjonalisty, a jeśli komunikacja nie jest obsługiwana prawidłowo, może zakończyć się nieporozumieniem i możliwą utratą ważnego klienta.
Zapewne zdarzyło Ci się, że niejednokrotnie miałeś odwołane wizyty w ostatniej chwili, a jeśli nie poświęciłeś czasu na określenie w przybliżeniu, ile tracisz za każdą wizytę, pomożemy Ci to lepiej zrozumieć. Oczywiście, w zależności od usługi wykonanej na odwołanym spotkaniu, strata będzie większa lub mniejsza. Powinieneś jednak wiedzieć, że gdy klient odwołuje spotkanie, niezależnie od usługi, na którą był umówiony, przekłada się to na znaczny wzrost przestojów w pracy Twojej firmy, nieporządek, niższe prognozy na dany miesiąc, a przede wszystkim na znaczną utratę rentowności jako biznesu.
Ważną rzeczą, aby w porę uporać się z każdym negatywnym efektem, jaki możemy wywołać w naszym biznesie, jest znalezienie niezbędnych strategii minimalizujących jego rezultaty. Oto kilka strategii, które możesz wprowadzić w życie, aby zapobiec odwoływaniu przez klientów spotkań, które już zaplanowali.
Jak zapobiec odwoływaniu wizyt przez klientów w Twoim salonie kosmetycznym
-
Stwórz politykę, aby było jasne, co się stanie, jeśli klient zdecyduje się anulować tego samego dnia. Bądź transparentny wobec swoich odbiorców. Zawsze możesz naliczyć procent za każde odwołanie w ostatniej chwili i wyraźnie to zakomunikować, zanim klient zdecyduje się na rezerwację. Powinieneś ustalić dopuszczalne okresy czasu, które będą traktowane jako spóźnienie, a od którego momentu jest ono traktowane jako odwołanie spotkania i tym samym zapłata kary. Stawką będzie nie tylko Twój czas i pieniądze, ale także Twojego klienta, a obie te rzeczy są na tyle warte, że należy je szanować, dlatego ważne jest, abyś omówił to w sposób transparentny.
-
Okresowo wysyłaj przypomnienia. Jeśli jesteś obecny przed umówioną wizytą klienta, szanse na to, że ją odwołają, maleją. Wyślij co najmniej dwa lub trzy przypomnienia potwierdzające ich umówienie na usługę, z której zamierzają skorzystać w Twoim salonie. Ważne jest, aby przypomnieć im o dacie, godzinie i dniu oraz o tym, że trzeba potwierdzić dwadzieścia, dziesięć, a nawet siedem dni wcześniej, ponieważ na liście oczekujących są osoby chcące skorzystać z tej samej usługi w tym samym czasie.
-
Wykorzystaj specjalistyczne systemy do potwierdzania rezerwacji wizyt. Niestandardowe oprogramowanie, na przykład, może pomóc w tej części; tego typu platforma pozwala wygenerować cyfrowy kalendarz oprócz typowej agendy, którą nosisz, aby zapisać nadchodzące spotkania. Technologia zawsze może być Twoim najlepszym sprzymierzeńcem.
-
Wdrażanie przedpłaconych terminów. Jeśli Twój klient zapłacił już część kosztów usługi, która ma być wykonana, co najmniej 30%, nie ponosisz ryzyka, że zrezygnuje, a jeśli to zrobi, masz pewność, że zapłacił część całkowitego kosztu i nie powoduje to dla Ciebie straty pieniężnej w wysokości całej kwoty.
-
Pozwól swoim klientom na zmianę harmonogramu. Jeśli na etapie potwierdzenia poprzez e-mail, SMS lub telefon klient poprosi Cię o zmianę terminu spotkania, pozwól mu na to, stosując te same warunki, które umieściłeś w polityce odkładania spotkań na później. Dostosowane oprogramowanie dla Twojego salonu może pomóc w tej części, ponieważ platforma pozwala zaplanować i anulować spotkania w sposób scentralizowany i zorganizowany.
-
Oferuj zachęty do przestrzegania przepisów. Jeśli uważasz, że to dobry pomysł, możesz nagrodzić swoich najbardziej odpowiedzialnych klientów kuponem rabatowym, który posłuży jako zachęta, lub możesz wprowadzić ich do loterii na koniec miesiąca i zrobić trochę dynamiki zabawy w swoim salonie.
W skrócie, pamiętaj, aby ocenić, jakie są najlepsze opcje w zależności od Twojej firmy i Twoich usług oraz jak sprawić, aby doświadczenie klienta było najprzyjemniejsze. Ponadto, chociaż może się wydawać, że nie jest to bezpośrednio wewnętrzny problem, zawsze dobrze jest zadać sobie pytanie, co robisz, aby Twoi klienci anulowali nawet po podjęciu zobowiązania, zwłaszcza jeśli ten scenariusz powtarza się sukcesywnie. Po wykonaniu tych czynności możesz usiąść do projektowania bardziej efektywnych strategii, które pomogą Ci wzmocnić wszystkie obszary poprawy, które masz w swojej firmie. Pamiętaj, że komunikacja zawsze będzie Twoim sprzymierzeńcem, aby uniknąć przykrości w Twojej firmie.
W każdym przypadku warto postawić na narzędzia technologiczne, które pozwalają na zaplanowanie przypomnień, a dodatkowo oferują klientom udogodnienie w postaci możliwości zaplanowania lub odwołania w prosty sposób. Nie wahaj się ich użyć i przenieść swoją estetykę na wyższy poziom w swojej niszy rynkowej.
Artykuły powiązane
1) Protokół obsługi klienta
2. Pytania do badania satysfakcji
3. Przykłady skarg i zażaleń klientów
